为进一步做好我校学生档案管理工作，确保学生档案资料齐全、完整、规范和安全，按时为用人单位提供可靠的档案依据，为毕业生就业提供良好服务，根据《高等学校档案工作规范》的有关规定，结合我校实际，特制定本细则。

一、管理模式

（一）学生档案管理分为学校和系部两级管理。学校管理委托学生工作处执行。

（二）学生工作处负责制定本校学生档案工作规章制度，监督、指导、检查各系部的执行情况，负责全校学生档案袋的发放，负责全校毕业生档案分类寄出和保管，并负责毕业生的档案查询、提取工作。

（三）各系部负责学生从进校到毕业期间的档案收集、整理、分类、鉴定、保管、统计和查阅等工作，负责将整理有序、内容真实、材料完整的毕业生档案在规定时间内交送学生工作处。

二、管理要求

各系部要高度重视学生档案管理工作，实行集中统一管理的原则，落实责任制，严格管理程序。

（一）学生工作处要建立毕业生档案室和学校学生档案管理制度，并且配设档案管理员，实行专人管理。

（二）各系部必须配备学生档案柜，建立本系部的学生档案管理制度，实行辅导员管理。

三、管理内容

在校学生档案需装入档案袋的具体资料有：

（一）中学阶段档案（主要是高中毕业生登记表，体检表等）

（二）入学档案（主要是录取通知书、入学时填的在籍生登记表、体检表等）

（三）在校档案（主要是军训鉴定表、奖惩、处分材料、在校期间加入中国共产党、共青团的文字材料等）

（四）毕业档案（主要是实习鉴定表、在校期间各门课程成绩表、毕业生登记表、其他相关材料等）

四、管理流程

（一）系部管理

1、新生入学时，由学生工作处档案管理员为各班级制作《学生档案资料登记表》并下发给班级辅导员。

2、新生入学后，由班级辅导员将学生资料整理装袋建档，并以班级为单位，按学号的先后顺序排列，并在系部存档。

3、每学期班级辅导员收集学生本学期产生的资料，负责将资料装入袋内，并在《学生档案资料登记表》相应栏内作标记。

4、学生工作处档案管理员负责检查，协助班级辅导员规范整理。

5、学生毕业时，毕业班辅导员对本班应届毕业生档案进行认真清理，仔细核对，做到《学生档案资料登记表》与档案材料相符，有特殊情况的档案应另附说明材料，做到零失误。将规范整理的毕业生档案按时送交学生工作处档案室，并附《学生档案资料登记表》一式两份。

6、档案在系部保管期间，班级辅导员要负责档案的安全、完整。学生档案一般不借阅，如遇特殊情况需借阅，必须经系部党总支书记签字批准。

（二）学校管理

1、学生工作处档案管理员在接收各系部毕业生档案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在毕业生档案送交登记名单上签字，并将毕业生档案送交登记名单存档备查。

2、学生工作处档案管理员对各系部送交的档案，要及时进行分类整理，在规定时间内通过邮政机要局将毕业生档案寄达生源所在市（州、地）教育局等省就业指导中心所要求寄达的地方，并将《毕业生档案寄出登记表》存档备查；对特殊情况（如参加"西部计划"、"三支一扶"等）毕业生的档案，由学校代为暂时保管。学生在服务期满后，可凭就业单位人事部门的公函和本人身份证，到学生工作处提出档案领取申请，获批准后领取档案。

3、暂时保存在学校的毕业生档案由学生工作处档案管理员统一管理。学生工作处档案管理员要按系部进行分类整理，放入档案室保存。

4、毕业生档案在学校保管期间，学生工作处档案管理员要负责档案的安全、完整。学生档案一般不借阅，如遇特殊情况需借阅，必须经学生工作处处长签字批准。

本细则自发布之日起执行，由学生工作处负责解释。

                                  二Ｏ一二年五月九日